Was darf ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden?
| Unterlagen | Frist | Am 1.1.2025 vernichten |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, JahresabschlüsseHauptbuch, Journale, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 4 HGB | 10 Jahre | aus 2014 und früher |
| BuchungsbelegeRechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltslisten, Kassenberichte, Buchungsanweisungen§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB (seit 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre) | 8 Jahre | aus 2016 und früher |
| Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige UnterlagenEmpfangene und abgesandte Geschäftsbriefe und E-Mails (Angebote, Auftragsbestätigungen), Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3, Abs. 4 HGB | 6 Jahre | aus 2018 und früher |
Aufbewahrungsdauer im Vergleich
Beispiel: Belege aus 2016
- 2016
Beleg entsteht
Zum Beispiel eine Rechnung oder ein Kontoauszug.
- Sa., 31. Dezember 2016
Fristbeginn
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO).
- Di., 31. Dezember 2024
8 Jahre später: letzter Aufbewahrungstag
- Mi., 1. Januar 2025
Vernichten erlaubt
Sofern keine Ausnahme greift.
Andere Jahre
2025Aufbewahrungsfristen 2026Aufbewahrungsfristen 2027Aufbewahrungsfristen 2028Aufbewahrungsfristen 2029Aufbewahrungsfristen 2030
Häufige Fragen
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist bzw. die letzte Eintragung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Rechnung vom März 2019 hat ihre acht Jahre also am 31. Dezember 2027 erfüllt.
Warum acht statt zehn Jahre für Rechnungen?
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege ab dem 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt – auch für Belege, deren alte Frist an diesem Tag noch lief. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung erst ein Jahr später. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei zehn Jahren.
Darf ich nach Ablauf der Frist immer vernichten?
Nicht, solange die Unterlagen für eine Steuerfestsetzung noch von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist nicht abgelaufen ist – etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung, einem Einspruch oder einer vorläufigen Festsetzung (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Auch Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungen können längeres Aufbewahren nahelegen.
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Allgemeine Information nach dem Gesetzeswortlaut, keine Rechtsberatung. Verträge, Tarifverträge, Sondervorschriften und Rechtsprechung können abweichen – im Zweifel Anwalt, Steuerberater oder die zuständige Stelle fragen.